Unternehmen sehen sich gezwungen ständig ihre internen Kosten und Prozesse zu überprüfen, um ihren Gewinn zu maximieren. In diesem Zusammenhang werden auch verstärkt die Druckkosten und Dokumentenprozesse bewertet.

Bekannte Markforschungsunternehmen, wie Infotrends oder IDC, haben hierzu wichtige Kennzahlen ermittelt, die ein Unternehmen für ein effizientes Dokumentenmanagement berücksichtigen müssen.

• Druckosten ermitteln
  90 % der befragten Unternehmen können ihre Druckkosten nicht beziffern.
• Dokumentenkosten senken
  5-10% des Gesamtumsatzes werden für die Dokumentenverarbeitung aufgebracht.
• Unnötige Ausdrucke verhindern
  20% aller Ausdrucke werden am gleichen Tag vernichtet.
• Dokumentenprozesse verbessern
  20% Einsparungen sind durch die Optimierung aller Dokumentenprozesse möglich.
• Steigerung der IT Sicherheit

KYOcontrol ermöglicht die Umsetzung eines zentralen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen.  

Verbesserung der Sicherheit im Dokumentenprozess

• Einfachste Anmeldeverfahren für den Anwender
• Verwendung bestehender kontaktloser Identifikationssysteme
• Identifiziertes Scannen an den MFPs
• Kontrollierte Nutzung der Infrastruktur für Druck, Kopie, Scan
• Nutzungsüberwachung von Arbeitsplatzsystemen

Effiziente Dokumentenprozesse

• Flexible Auswahl der Ausgabesysteme durch den Anwender
• Keine Wartezeiten vor den Drucksystemen (Print&Follow Prinzip)
• Verbesserte Ausfallsicherheit (Print&Follow Prinzip)
• Reduzierung der Druckertreiberverwaltung
• Benutzerfreundliche Druckauftragsverwaltung am Arbeitsplatz oder am MFP möglich
• Vereinfachung der Scanfunktionen durch Reduzierung der Empfänger

Kosten einsparen und Kostentransparenz erreichen

• Transparenz bei den Druckkosten wird sichergestellt
• Berechtigungskonzept verhindert nicht autorisierte Druckausgabe
• Reduzierung von Farbausgaben durch individuelle Benutzerrechte oder Budgets
• Überwachung der Nutzung von Arbeitsplatzdruckern inkl. Volumenbe-schränkungen
• Analyse durch Berichtsmanagement sichergestellt